Các bên liên quan đến dự án đến từ các vai trò, quan điểm và mức độ ảnh hưởng khác nhau. Hiểu được mỗi bên liên quan sẽ được lợi hoặc bị thiệt hại gì từ dự án là điều cần thiết để tạo ra các chiến lược tương tác hiệu quả. 💡
Để giúp theo dõi tất cả các đối tác dự án và dữ liệu về từng bên liên quan, hãy thử các mẫu bản đồ các bên liên quan! Bất kỳ ai được chỉ định tham gia dự án đều có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và cùng nhau nỗ lực vì sự thành công của dự án.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu các mẫu bản đồ các bên liên quan khác nhau trong ClickUp, PowerPoint và Excel, cũng như cách tận dụng chúng để tạo ra các kế hoạch hành động!
Mẫu bản đồ các bên liên quan là gì?
Mẫu bản đồ các bên liên quan là một công cụ được sử dụng để xác định, đánh giá và quản lý mối quan hệ với các bên liên quan nội bộ và bên ngoài. Nó thể hiện một cách trực quan các mối quan hệ khác nhau và mức độ ảnh hưởng và tầm quan trọng của chúng.
Khi hình thành chiến lược và đưa ra quyết định, điều quan trọng là phải bao gồm tất cả các bên liên quan vào quá trình này và nhận thức rõ mục tiêu, mục đích dự án cũng như lợi ích của họ trong dự án. 👥
Mẫu bản đồ các bên liên quan nên bao gồm các tính năng sau:
- Mọi mối quan hệ quan trọng mà bên liên quan có với các bên liên quan khác
- Vai trò của các bên liên quan nội bộ và bên ngoài (ví dụ: khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp)
- Chi tiết về lĩnh vực ảnh hưởng, lãi suất và mục tiêu dự án của các bên liên quan
- Chi tiết về cách thức tương tác và giao tiếp với các bên liên quan bên ngoài
- Đánh giá mức độ hỗ trợ, từ thấp đến cao
- Chiến lược quản lý kỳ vọng của các bên liên quan
- Kế hoạch hành động để giải quyết các mối quan tâm của các bên liên quan
- Kết quả dự án và chủ sở hữu công việc
Điều gì tạo nên một mẫu bản đồ các bên liên quan tốt?
Một mẫu bản đồ các bên liên quan tốt phải dễ dàng tùy chỉnh để các nhóm có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bên liên quan theo nhu cầu của họ, cho phép họ điều chỉnh chiến lược tương tác và nguồn lực trong quá trình thực hiện dự án.
Kết quả là, các nhóm dự án sẽ hiểu rõ hơn về cách các bên liên quan sẽ định hình và ảnh hưởng đến công việc của họ! 🧑💻
Lợi ích của mẫu bản đồ các bên liên quan toàn diện bao gồm:
- Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp giữa các bên liên quan: Nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm và cách hợp tác tốt nhất giúp loại bỏ các tắc nghẽn trong công việc
- Tăng khả năng hiển thị: Lập bản đồ phạm vi dự án cho các bên liên quan giúp tăng tính minh bạch cho nhóm dự án và toàn bộ tổ chức
- Quản lý các bên liên quan hiệu quả: Cung cấp một kênh để thiết lập kỳ vọng cho các bên liên quan bên ngoài và bên trong tham gia, nhằm đưa ra phản hồi và nhận thông tin cập nhật thường xuyên
- Ra quyết định sáng suốt: Sử dụng bản đồ chiến lược các bên liên quan cho phép các nhân vật quan trọng được thông báo sớm và thường xuyên trong các giai đoạn quan trọng của dự án
- Tăng tỷ lệ thành công của dự án : Làm việc cùng với những người và nhóm có liên quan giúp các nhóm đạt được các cột mốc và mục tiêu đúng thời hạn
Quản lý các bên liên quan có thể là một quá trình phức tạp, nhưng sử dụng các công cụ và mẫu phù hợp có thể giúp đơn giản hóa quá trình này.
Dưới đây là 10 mẫu bản đồ các bên liên quan trong ClickUp, PowerPoint và Excel để cung cấp cho bạn cấu trúc cần thiết để tạo bản đồ toàn diện về các bên liên quan của bạn!
10 mẫu bản đồ các bên liên quan miễn phí trong Excel & ClickUp
1. Mẫu bản đồ các bên liên quan của ClickUp
Mẫu Bản đồ các bên liên quan của ClickUp là công cụ hoàn hảo để tạo sơ đồ và hình ảnh minh họa tương tác, có thể dễ dàng sửa đổi hoặc thay đổi theo tiến độ dự án! Điều này cho phép các nhà quản lý dự án nhanh chóng xác định các bên liên quan và thể hiện mối quan hệ của họ trong một định dạng trực quan dễ hiểu.
Để xây dựng bản đồ các bên liên quan trên Bảng trắng ClickUp, hãy viết tiêu đề dự án vào một hình. Sau đó, liệt kê các bên liên quan và vẽ các đường từ tiêu đề dự án đến từng bên liên quan. 🌐
Khi bạn nghĩ về các công việc và hoạt động chính trong dự án, hãy ghi chúng vào giấy dán ghi chú và dán bên cạnh tên của bên liên quan. Vẽ các đường từ các bên liên quan đến giấy dán ghi chú, tạo ra một biểu đồ trực quan về các bên liên quan và các điểm chính của dự án. Khi bạn đã lập bản đồ cho tất cả các bên liên quan, hãy tạo công việc trực tiếp từ Bảng trắng để theo dõi thêm thông tin!
2. Mẫu ma trận phân tích các bên liên quan của ClickUp
Xây dựng ma trận phân tích để đo lường mức độ ưu tiên của các bên liên quan có thể là một công việc phức tạp, nhưng Mẫu Ma trận Phân tích Các bên liên quan của ClickUp giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng! Mẫu này sẽ giúp bạn xây dựng và duy trì ma trận với nỗ lực tối thiểu, để bạn có thể tập trung vào việc đạt được kết quả.
Mẫu này giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn bằng cách cung cấp chú thích ma trận để bắt đầu điền vào sơ đồ. Trục y biểu thị Sức mạnh của các bên liên quan, và trục x biểu thị Lãi suất của các bên liên quan.
- Quản lý chặt chẽ: Các bên liên quan quan trọng cần ưu tiên và tương tác chặt chẽ
- Giữ sự hài lòng: Các bên liên quan không phải là ưu tiên, nhưng kết quả vẫn phải đáp ứng nhu cầu của họ
- Giữ liên lạc: Các bên liên quan có ảnh hưởng ít hơn nhưng vẫn cần được cập nhật
- Theo dõi: Các bên liên quan cần tương tác khi cần thiết
Khi tất cả mọi người và nhóm đã được thêm vào ma trận, bạn có thể thấy ai sẽ bị ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực nhất bởi một quyết định. Kết quả là, nhóm dự án sẽ có khả năng giao tiếp và giải quyết vấn đề với các bên liên quan tốt hơn!
Xem thêm mẫu ma trận để tổ chức dự án!
3. Mẫu danh sách các bên liên quan của ClickUp
Mẫu Danh sách các bên liên quan của ClickUp cho phép người quản lý dự án nhận diện, phân loại và sắp xếp tất cả các bên liên quan vào một nguồn tài nguyên trung tâm. Bằng cách duy trì danh sách các bên liên quan đang hoạt động, người quản lý dự án có thể truy cập chế độ xem cập nhật về các bên liên quan, mức độ lãi suất của từng bên và quy trình ra quyết định mà họ tuân theo.
Phần thưởng: Lập bản đồ quy trình
Điều này giúp người quản lý dự án xác định các xung đột tiềm ẩn hoặc các lĩnh vực đồng thuận giữa các bên liên quan đến dự án, dự đoán kết quả mong đợi của các quyết định nhất định và lên kế hoạch trước cho các can thiệp hoặc phê duyệt tiềm ẩn có thể cần thiết trong suốt quá trình thực hiện dự án. Danh sách công việc cũng đóng vai trò là tài liệu tham khảo quan trọng khi cần dựa vào chuyên gia bên ngoài để cung cấp lời khuyên, giải thích hoặc hướng dẫn về các khía cạnh nhất định của dự án! 📄
Kiểm tra các mẫu điều lệ dự án có thể tùy chỉnh !
4. Mẫu Danh sách các bên liên quan theo mức độ ảnh hưởng của ClickUp
Mẫu Danh sách các bên liên quan của ClickUp cũng bao gồm chế độ xem Bảng để phân loại các bên liên quan tốt hơn. Các nhà quản lý dự án có thể xếp các bên liên quan vào các mức độ ảnh hưởng khác nhau, từ những người tham gia nhiều nhất vào quá trình ra quyết định đến những người tham gia ít nhất.
Bằng cách tận dụng chế độ xem Bảng, các nhà quản lý dự án có thể thu thập thông tin chi tiết quý giá về sự tương tác giữa các bên liên quan, đưa ra quyết định nhóm tốt hơn và lập kế hoạch để đạt được kết quả tốt hơn! 🏆
Sắp xếp các bên liên quan thành bốn loại dựa trên mức độ ảnh hưởng của họ bằng cách sử dụng chế độ xem Bảng:
- Cấp 1: Những người có ảnh hưởng cốt lõi với mức độ ảnh hưởng và tác động cao nhất đến dự án của bạn
- Cấp độ 2: Cá nhân hoặc nhóm có ảnh hưởng mạnh mẽ và có thể đóng vai trò cố vấn và đối tác tư vấn
- Cấp độ 3: Cá nhân hoặc nhóm có khả năng ảnh hưởng đến kết quả và đưa ra quyết định
- Cấp độ 4: Các bên có ảnh hưởng tiềm năng
5. Mẫu phân tích các bên liên quan của ClickUp
Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng Mẫu phân tích các bên liên quan của ClickUp để tạo ma trận quyết định xếp hạng từng bên liên quan dựa trên mức độ ảnh hưởng và mức độ hỗ trợ của họ trong chế độ xem Danh sách. Ma trận này xếp hạng các bên liên quan theo hai trục: Mức độ ảnh hưởng của họ đối với dự án và mức độ hỗ trợ mà họ có thể cung cấp.
Mẫu này có nhiều chế độ xem, bao gồm chế độ xem Danh sách và Bảng, để trực quan hóa việc quản lý các bên liên quan theo nhiều cách khác nhau. Hướng dẫn Bắt đầu cung cấp các mẹo để thêm nội dung và tạo các tự động hóa đơn giản để hợp lý hóa quy trình hỗ trợ dự án của bạn! 🤖
6. Mẫu trạng thái dự án dành cho giám đốc điều hành của ClickUp
Với Mẫu Trạng thái Dự án Điều hành của ClickUp, việc giữ cho các bên liên quan được thông báo và cập nhật về tiến độ dự án trở nên dễ dàng và thuận tiện. Các chỉ báo được mã hóa bằng màu sắc trên mẫu cung cấp cái nhìn tổng quan tức thì về trạng thái, chi phí và dòng thời gian của dự án. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh bố cục và hiển thị của mẫu để làm cho dữ liệu trở nên ý nghĩa hơn. 📈
Với hình ảnh rõ ràng và khả năng truy cập dễ dàng vào chi tiết dự án, các bên liên quan có thể hiểu rõ hơn về các phụ thuộc và tình trạng hiện tại của dự án. Các bên liên quan cũng có thể theo dõi tiến độ dự án theo thời gian, cũng như xác định những lĩnh vực cần được chú ý hoặc đầu tư thêm để dự án đạt được mục tiêu. Mẫu này giúp đảm bảo rằng các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin, tham gia và kết nối với tất cả các khía cạnh của dự án!
7. Mẫu biểu đồ Pert của ClickUp
Biểu đồ PERT (Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình) là một công cụ quản lý dự án có thể giúp các nhà quản lý dự án điều phối nỗ lực của các bên liên quan trong một dự án. Kỹ thuật lập bản đồ các bên liên quan này minh họa trực quan các công việc, hoạt động và cột mốc của dự án.
Mỗi nhiệm vụ hoặc hoạt động được biểu thị bằng một hình dạng hiển thị tên nhiệm vụ và thời lượng ước tính. Các mũi tên biểu thị thứ tự các nhiệm vụ phải hoàn thành. Và với Mẫu biểu đồ Pert của ClickUp, các nhà quản lý dự án có thể nhanh chóng lên lịch nhiệm vụ, điều phối nguồn lực, lập kế hoạch dự án theo trình tự logic và xác định mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ. Với phương pháp trực quan này, các trưởng dự án có thể nhanh chóng dự đoán sự chậm trễ và thực hiện các bước chiến lược để tránh chúng!
8. Mẫu ma trận ưu tiên của ClickUp
Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu quản lý dự án chung để quản lý các bên liên quan, Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp là giải pháp hoàn hảo. Các nhà quản lý có thể thiết lập các tiêu chí về mức độ quan trọng tương đối của từng bên liên quan dựa trên quyền kiểm soát hoặc lãi suất của họ trong dự án của bạn. ✅
Mẫu này đi kèm với hướng dẫn Bắt đầu, bao gồm bảng tham chiếu ma trận ưu tiên để chỉ định mức độ ưu tiên và mức độ khẩn cấp của các bên liên quan:
- Mức độ quan trọng cao và mức độ khẩn cấp cao: Mức ưu tiên 1
- Mức độ khẩn cấp cao và mức độ quan trọng thấp: Mức ưu tiên 2
- Mức độ khẩn cấp thấp và mức độ quan trọng cao: Mức độ ưu tiên 3
- Mức độ khẩn cấp thấp và mức độ quan trọng thấp: Mức ưu tiên 4
9. Mẫu bản đồ các bên liên quan trong PowerPoint
Mẫu bản đồ các bên liên quan trong Powerpoint là một công cụ cung cấp bản tóm tắt nhanh về các bên liên quan chính của dự án và cho bạn biết ai là người cần được quản lý, tham khảo ý kiến hoặc thông báo trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Mẫu này cho phép bạn xác định rõ ràng và ngắn gọn từng bên liên quan, vai trò của họ trong dự án và mức độ ảnh hưởng hoặc quyền lực của họ. Ngoài ra, bạn có thể sắp xếp họ thành các danh mục dựa trên mức độ tham gia của họ vào dự án và mục tiêu của họ liên quan đến dự án.
10. Mẫu bản đồ các bên liên quan Excel
Mẫu bản đồ các bên liên quan trong Excel là một công cụ khác để các nhà quản lý dự án theo dõi tất cả các bên liên quan tiềm năng, vị trí của họ và mức độ ảnh hưởng của họ đối với dự án. Nó cho phép các nhà quản lý dự án nhanh chóng xác định ai có thể phản đối hoặc hỗ trợ dự án và lập kế hoạch chiến lược phù hợp với các bên liên quan đó.
Khi tất cả các bên liên quan đã được xác định, mối quan hệ giữa họ có thể được lập bản đồ phù hợp, cho phép lập kế hoạch và giao tiếp tốt hơn giữa tất cả các bên liên quan.
Xây dựng bản đồ các bên liên quan tương tác trong ClickUp
ClickUp đơn giản hóa công việc lập bản đồ chi tiết các mối quan hệ phức tạp giữa các bên liên quan. Từ các phiên brainstorming đến phát triển lộ trình sản phẩm, các nhóm có thể kiểm soát mối quan hệ giữa các bên liên quan và đảm bảo mọi người đều thống nhất với nhau trong bất kỳ dự án nào.
Bắt đầu ngay hôm nay và lập bản đồ mạng lưới các bên liên quan của bạn với ClickUp! 🦄