Khi Henry Gantt giới thiệu biểu đồ Gantt hơn một thế kỷ trước, ông có lẽ không ngờ rằng nó sẽ trở thành một công cụ phổ biến như ngày nay.
Ngay cả ngày nay, những công cụ đa năng này vẫn được sử dụng để quản lý dự án trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm xây dựng, công nghệ thông tin, sản xuất, y tế và giáo dục.
Chúng cung cấp cho người dùng một biểu đồ trực quan về dòng thời gian, công việc và các phụ thuộc của dự án, giúp dễ dàng lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi.
Bạn muốn cải thiện kế hoạch dự án của mình bằng cách sử dụng biểu đồ này? Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính.
Nếu bạn là người học bằng hình ảnh, hãy xem vlog này để khám phá sức mạnh của biểu đồ Gantt trong việc quản lý công việc và phụ thuộc một cách dễ dàng.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Nền tảng này tăng cường sự hợp tác và tính linh hoạt, phù hợp với các nhóm có kích thước khác nhau
- Biểu đồ Gantt giúp trực quan hóa dòng thời gian và công việc của dự án, hữu ích trong nhiều ngành khác nhau
- Thực hiện quy trình 5 bước đơn giản trong hướng dẫn dưới đây để tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính
- Google Trang tính cung cấp các mẫu biểu đồ Gantt giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa việc thiết lập
- Các giới hạn của biểu đồ Gantt trong Google Trang tính bao gồm cập nhật thủ công, tùy chỉnh hạn chế
- ClickUp cung cấp các tính năng biểu đồ Gantt nâng cao, tự động hóa việc lên lịch và theo dõi công việc
- Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép quản lý dễ dàng hơn các dự án phức tạp có phụ thuộc lẫn nhau
Cách tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính
Tạo biểu đồ Gantt bằng Google Trang tính có thể là một cách hữu ích để quản lý dòng thời gian và công việc của dự án mà không cần sử dụng phần mềm quản lý dự án phức tạp.
Hãy bắt đầu ngay!
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu
Giả sử bạn đang lên kế hoạch ra mắt một sản phẩm. Đầu tiên, mở một tệp Google Trang tính mới và bắt đầu bằng cách nhập dữ liệu dự án cần thiết vào các cột.
Để tạo biểu đồ Gantt cơ bản, bạn cần thiết lập các cột sau:
- Tên công việc: Liệt kê tất cả các công việc với tên mô tả để dễ nhận biết
- Ngày bắt đầu: Nhập ngày bắt đầu dự kiến cho mỗi công việc. Thông tin này giúp thiết lập thứ tự công việc và xác định các phụ thuộc
- Ngày kết thúc: Thêm ngày kết thúc mà mỗi công việc phải hoàn thành. Điều này giúp đặt thời hạn rõ ràng và hình dung sự chồng chéo của các công việc trong dòng thời gian của dự án
- Thời lượng: Để trống cột này trong lúc này; chúng tôi sẽ tính thời lượng dựa trên ngày bắt đầu và ngày kết thúc của bạn trong bước tiếp theo
Bước 2: Tính thời lượng
Tiếp theo, bạn sẽ muốn tính toán thời gian thực hiện mỗi công việc.
- Nhấp vào ô đầu tiên trong cột Thời lượng (giả sử là D3)
- Nhập công thức để tính thời lượng: =Ngày (Ô ngày kết thúc, Ô ngày bắt đầu) Ví dụ: nếu ngày kết thúc của bạn nằm trong cột C và ngày bắt đầu nằm trong cột B, công thức cho hàng 3 sẽ như sau: =Ngày (C3, B3)
- Ví dụ: nếu ngày kết thúc của bạn nằm trong cột C và ngày bắt đầu nằm trong cột B, công thức cho hàng 3 sẽ trông như sau: =Days(C3, B3)
- Nhấn Enter. Ô có công thức sẽ hiển thị tổng số ngày cần thiết để hoàn thành công việc
- Nhấp vào ô vuông nhỏ màu xanh lam ở góc ô có giá trị đã tính và kéo xuống để sao chép công thức tương tự cho tất cả các công việc của bạn
- Ví dụ: nếu ngày kết thúc của bạn nằm trong cột C và ngày bắt đầu nằm trong cột B, công thức cho hàng 3 sẽ trông như sau: =Days(C3, B3)
Bây giờ, bảng của bạn sẽ trông như thế này với thời lượng cho tất cả các công việc của bạn đã được tính toán:
Bước 3: Chọn biểu đồ cột xếp chồng
Bây giờ bạn đã có thông tin về ngày bắt đầu và thời lượng, đã đến lúc tạo biểu đồ.
- Đánh dấu cột Công việc, Ngày bắt đầu và Thời lượng
- Nhấp vào menu Chèn và chọn tùy chọn Biểu đồ . Cửa sổ Trình chỉnh sửa biểu đồ sẽ hiển thị
- Chọn tùy chọn Biểu đồ cột xếp chồng cho loại biểu đồ. Bạn có thể tìm thấy tùy chọn này trong tab Thiết lập trong ngăn Trình chỉnh sửa biểu đồ
- Chọn tùy chọn Công việc trong trường Trục Y và thêm các cột Ngày kết thúc và Thời lượng trong trường Loạt
- Sửa định dạng ngày cho dữ liệu hiển thị ở dưới cùng của biểu đồ
- Nhận định dạng số của ngày sớm nhất trong cột Ngày bắt đầu và ngày muộn nhất trong cột Ngày kết thúc bằng cách nhấp vào Định dạng > Số > Số cho các giá trị đó.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để tránh thay đổi các giá trị trong bảng, hãy sao chép và dán ngày bắt đầu sớm nhất và ngày kết thúc muộn nhất vào các ô riêng biệt để chuyển đổi. Việc này giúp giữ nguyên các giá trị ban đầu và bạn có thể xóa các ô tạm thời sau đó
- Bây giờ, nhấp đúp vào biểu đồ để mở trình chỉnh sửa biểu đồ. Chuyển đến tab Tùy chỉnh và mở rộng tùy chọn Trục ngang. Dán các giá trị đã chuyển đổi vào đây trong các trường Min. và Max. tương ứng
- Tiếp theo, cuộn xuống menu thả xuống Định dạng số và nhấp vào tùy chọn Từ dữ liệu nguồn . Thao tác này sẽ mở rộng menu thả xuống. Trong menu kết quả, chọn tùy chọn Ngày và giờ
- Chọn định dạng ngày và giờ ưa thích cho biểu đồ của bạn trong cửa sổ bật lên hiển thị. Nhấp vào nút Áp dụng. Biểu đồ cột xếp chồng của bạn đã sẵn sàng
Bước 4: Chèn và định dạng biểu đồ
Bây giờ, bạn cần định dạng biểu đồ cột xếp chồng để trông giống biểu đồ Gantt.
- Mở rộng tùy chọn Series trong tab Customize của Trình chỉnh sửa biểu đồ. Thay đổi độ mờ Fill cho chuỗi Start Date thành 0%
- Đặt chuỗi Thời lượng thành màu sắc đồng nhất, dễ nhìn. Vậy là xong! Biểu đồ Gantt của bạn đã sẵn sàng!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Điều chỉnh trục ngang để đảm bảo dòng thời gian phù hợp với dự án của bạn. Để làm điều này, bạn có thể đặt ngày tối thiểu là vài ngày trước khi công việc đầu tiên bắt đầu.
Bước 5: Tinh chỉnh và cập nhật biểu đồ của bạn
Giờ đây, bạn có thể tinh chỉnh biểu đồ Gantt bằng cách:
- Xóa đường lưới, thêm nhãn dữ liệu và định dạng để cải thiện khả năng đọc
- Cập nhật biểu đồ mỗi khi công việc, thời lượng hoặc ngày bắt đầu thay đổi để giữ cho lịch trình dự án của bạn chính xác
Bằng cách làm theo các bước sau, bạn sẽ có một biểu đồ Gantt đầy đủ chức năng trong Google Trang tính, thể hiện trực quan tiến độ dự án của bạn mà không cần phần mềm chuyên dụng.
Với Google Trang tính, bạn cũng có thể linh hoạt tạo biểu đồ Gantt đơn giản hoặc động, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án. Hãy xem các ví dụ về biểu đồ Gantt này để cải thiện kế hoạch dự án của bạn.
Bây giờ bạn đã biết cách tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính, hãy xem một số mẫu biểu đồ Gantt cho Google Trang tính.
Nếu bạn thích cách tiếp cận nhanh hơn, có cấu trúc hơn, Google Trang tính cũng cung cấp chế độ xem Dòng thời gian tích hợp sẵn, rất phù hợp để lập kế hoạch dự án mà không cần định dạng biểu đồ. Dưới đây là cách thiết lập:
Cách sử dụng Chế độ xem Dòng thời gian:
- Định dạng dữ liệu của bạn thành các cột: Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Tên công việc (hoặc nhãn) (Tùy chọn: Danh mục hoặc người được giao)
- Ngày bắt đầu
- Ngày kết thúc
- Tên công việc (hoặc nhãn)
- (Tùy chọn: Danh mục hoặc người được giao)
- Nổi bật dữ liệu của bạn.
- Chuyển đến menu: Chèn → Dòng thời gian
- Trong bảng thiết lập, chọn: Cột ngày bắt đầu Cột ngày kết thúc Cột nhãn
- Cột ngày bắt đầu
- Cột ngày kết thúc
- Cột nhãn
- Tùy chỉnh dòng thời gian của bạn bằng các bộ lọc, màu sắc và tùy chọn nhóm.
- Ngày bắt đầu
- Ngày kết thúc
- Tên công việc (hoặc nhãn)
- (Tùy chọn: Danh mục hoặc người được giao)
- Cột ngày bắt đầu
- Cột ngày kết thúc
- Cột nhãn
Đây là một giải pháp thay thế dễ dàng, năng động cho biểu đồ Gantt dạng thanh xếp chồng — hoàn hảo để theo dõi dự án.
➡️ Cũng nên đọc: Biểu đồ Gantt và dòng thời gian: Chúng là gì và cách sử dụng
Mẫu biểu đồ Gantt trong Google Trang tính: Lợi ích và tính năng chính
Các mẫu biểu đồ Gantt của Google Trang tính là những công cụ hữu ích giúp đơn giản hóa quá trình tạo dòng thời gian dự án.
Sử dụng mẫu biểu đồ Gantt có sẵn giúp bạn tập trung vào chi tiết dự án thay vì thiết kế và định dạng biểu đồ.
Thay vì bắt đầu từ đầu, bạn có thể sử dụng các mẫu này để tiết kiệm thời gian và nỗ lực đồng thời đảm bảo biểu đồ Gantt của bạn trông chuyên nghiệp. Dưới đây là thông tin chi tiết về cách chúng có thể giúp bạn:
⏰ Tiết kiệm thời gian cho bạn
Các mẫu được định dạng sẵn, nghĩa là bạn không cần mất thời gian cài đặt cột, định dạng ô hoặc thiết kế biểu đồ từ đầu. Chỉ cần nhập thông tin chi tiết dự án của bạn.
🫶🏽 Chúng rất thân thiện với người dùng
Ngay cả khi bạn không phải là chuyên gia về bảng tính, các mẫu này được thiết kế để dễ sử dụng. Hầu hết các mẫu đều đi kèm hướng dẫn rõ ràng, cho phép bạn tập trung vào dự án thay vì các chi tiết kỹ thuật.
🌈 Bạn có thể tùy chỉnh chúng theo ý muốn
Các mẫu cung cấp một điểm khởi đầu đáng tin cậy đồng thời cho phép sự linh hoạt. Bạn có thể điều chỉnh màu sắc, thêm hoặc xóa công việc và sửa đổi ngày để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
Tìm mẫu biểu đồ Gantt miễn phí có thể là giải pháp tiết kiệm chi phí cho những ai muốn quản lý dự án mà không tốn tiền mua phần mềm cao cấp. Các mẫu biểu đồ Gantt này giúp các nhóm tổ chức công việc hiệu quả hơn nhờ hiển thị rõ ràng các công việc của dự án.
➡️ Cũng nên đọc: 10 lựa chọn thay thế và đối thủ cạnh tranh hàng đầu của Google Trang tính
Hạn chế của việc tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính
Tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính có thể là một cách thiết thực và tiết kiệm chi phí để quản lý các dự án đơn giản, cung cấp dòng thời gian trực quan để theo dõi tiến độ công việc.
Tuy nhiên, mặc dù là một công cụ đa năng, nó không được thiết kế riêng cho quản lý dự án. Kết quả là, có một số giới hạn khi sử dụng Google Trang tính cho biểu đồ Gantt.
📎 Cần cập nhật thủ công
Google Trang tính không tự động cập nhật công việc hoặc dòng thời gian. Do đó, bất kỳ thay đổi nào về ngày, thời lượng công việc hoặc phụ thuộc đều cần được điều chỉnh thủ công. Điều này có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi, đặc biệt khi xử lý nhiều công việc hoặc thay đổi thường xuyên trong dòng thời gian dự án.
🚦 Tùy chỉnh hình ảnh giới hạn
Mặc dù Google Trang tính cho phép một số định dạng cơ bản như màu sắc và đường viền ô, nhưng nó thiếu các tùy chọn tùy chỉnh hình ảnh nâng cao có trong các công cụ quản lý dự án chuyên dụng. Tùy chỉnh các yếu tố như điểm đánh dấu cột mốc , thanh công việc hoặc nhãn để biểu thị các giai đoạn khác nhau của dự án có thể phức tạp và không mang lại kết quả chuyên nghiệp.
🚫 Không có tính năng biểu đồ Gantt tích hợp sẵn
Google Trang tính không cung cấp mẫu biểu đồ Gantt tích hợp sẵn hoặc tính năng chuyên dụng, nghĩa là người dùng phải tạo biểu đồ từ đầu bằng cách sử dụng công thức, định dạng có điều kiện và nhập dữ liệu thủ công. Điều này làm cho quá trình trở nên phức tạp, đặc biệt là đối với những người không quen với việc thiết lập biểu đồ Gantt trong bảng tính.
📈 Vấn đề về khả năng mở rộng
Khi dự án phát triển và có thêm nhiều công việc, việc quản lý biểu đồ Gantt trong Google Trang tính có thể trở nên khó khăn. Bảng tính có thể trở nên lộn xộn và hiệu suất có thể giảm sút. Kết quả là, việc điều hướng giữa các công việc và xem dòng thời gian tổng thể của dự án trở nên khó khăn hơn.
💼 Thiếu các hàm quản lý dự án nâng cao
Google Trang tính có thể thực hiện các công việc quản lý dự án cơ bản. Tuy nhiên, nó thiếu các tính năng nâng cao như phụ thuộc công việc, tự động sắp xếp lại lịch trình và phân bổ tài nguyên.
Nếu không có các tính năng này, việc theo dõi tiến độ, quản lý khối lượng công việc và thích ứng với những thay đổi của dự án có thể khó khăn hơn so với việc sử dụng phần mềm quản lý dự án chuyên dụng.
Những giới hạn này khiến biểu đồ Gantt trong Google Trang tính phù hợp hơn với các dự án đơn giản, quy mô nhỏ hơn là các nhu cầu quản lý dự án phức tạp.
➡️ Cũng nên đọc: 10 phần mềm tạo biểu đồ Gantt miễn phí tốt nhất
Tạo biểu đồ Gantt với ClickUp
Các giới hạn của việc sử dụng Google Trang tính cho biểu đồ Gantt có thể khiến bạn muốn có thêm nhiều chức năng hơn.
ClickUp, một công cụ quản lý dự án đa năng, cung cấp các tính năng nâng cao để giải quyết những thách thức mà bạn có thể gặp phải với Google Trang tính. Giao diện linh hoạt và trực quan của nó giúp quản lý ngay cả những dự án phức tạp nhất trở nên dễ dàng.
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp: Một giải pháp toàn diện
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp đi kèm với các tính năng quản lý dự án tích hợp sẵn.
Với tính năng này, tất cả những gì bạn cần làm là nhập dữ liệu dự án. Sử dụng tính năng này để tự động điều chỉnh dòng thời gian công việc, thiết lập các phụ thuộc và theo dõi tiến độ dự án mà không cần cập nhật mọi thứ theo cách thủ công.
Điều này giúp loại bỏ các quy trình tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi liên quan đến việc quản lý biểu đồ Gantt trong Trang tính. Bạn sẽ có thể thấy các công việc kết nối với nhau như thế nào và ngay lập tức phát hiện ra công việc nào phụ thuộc vào công việc khác. Điều này giúp dễ dàng thích ứng với các thay đổi và giữ dự án đi đúng hướng.
Vượt qua các giới hạn của Google Trang tính với ClickUp
Khi sử dụng Google Trang tính cho biểu đồ Gantt, bạn có thể thấy việc thiếu các phụ thuộc công việc, lập lịch tự động và tùy chỉnh giới hạn là điều khó chịu. Biểu đồ Gantt của ClickUp giải quyết các vấn đề này bằng cách cho phép bạn:
- Tự động sắp xếp lại công việc: Nếu dòng thời gian của một công việc thay đổi, ClickUp sẽ tự động điều chỉnh các công việc liên quan. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào
- Đặt phụ thuộc công việc: Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc, làm rõ công việc nào phải hoàn thành trước khi công việc khác có thể bắt đầu
- Theo dõi tiến độ một cách trực quan: Chế độ xem Biểu đồ Gantt bao gồm tính năng theo dõi tiến độ tích hợp với các thanh mã màu để thể hiện trực quan trạng thái hoàn thành của từng công việc, giúp bạn dễ dàng cập nhật thông tin dự án
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử tính năng Đường dẫn quan trọng trong ClickUp để thiết lập trình tự các công việc ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án. Điều này giúp các nhà quản lý dự án sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng, phân bổ nguồn lực hiệu quả và theo dõi các sự chậm trễ có thể xảy ra để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ.
Dùng thử các mẫu biểu đồ Gantt sẵn sàng sử dụng trong ClickUp
ClickUp cung cấp các mẫu được thiết kế sẵn giúp tạo biểu đồ Gantt dễ dàng. Ví dụ: Mẫu Gantt đơn giản của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo để nhanh chóng thiết lập dòng thời gian dự án mà không cần phải tạo biểu đồ Gantt thủ công từ đầu.
Mẫu này bao gồm các tùy chọn tùy chỉnh cho phép bạn điều chỉnh biểu đồ theo nhu cầu riêng của dự án. Dưới đây là cách mẫu này có thể giúp bạn:
- Sử dụng giao diện người dùng trực quan với các tính năng như chức năng kéo và thả để sắp xếp lại công việc một cách dễ dàng
- Thêm mức độ ưu tiên công việc và điều chỉnh dòng thời gian một cách linh hoạt
- Đặt và hiển thị các phụ thuộc, đảm bảo các thay đổi đối với một công việc sẽ tự động cập nhật các công việc liên quan
- Tăng năng suất với các tính năng tự động hóa để có chế độ xem dự án rõ ràng, có tổ chức
Ngoài ra, Mẫu dòng thời gian Gantt ClickUp cung cấp cách tiếp cận chi tiết hơn, lý tưởng cho các dự án yêu cầu lập kế hoạch và quản lý công việc phức tạp. Các mẫu này đi kèm với tất cả các tính năng cần thiết để theo dõi công việc, cài đặt phụ thuộc và giám sát tiến độ — tất cả ở một nơi.
Justin Kosmides, Giám đốc điều hành của Vela Bikes, chia sẻ suy nghĩ của mình về việc sử dụng biểu đồ Gantt của ClickUp. Ông nhấn mạnh sự rõ ràng về mặt tổ chức mà chúng mang lại:
Là một nhóm nhỏ với hàng nghìn đơn đặt hàng từ khắp nơi trên thế giới, chúng tôi cần phải cực kỳ hiệu quả và biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép chúng tôi theo dõi tất cả quá trình sản xuất và hậu cần tại một nơi, giúp nhóm sản xuất của chúng tôi hiệu quả hơn hai phần ba.
Là một nhóm nhỏ với hàng nghìn đơn đặt hàng từ khắp nơi trên thế giới, chúng tôi cần phải cực kỳ hiệu quả và biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép chúng tôi theo dõi tất cả quá trình sản xuất và hậu cần tại một nơi, giúp nhóm sản xuất của chúng tôi hiệu quả hơn hai phần ba.
Hợp tác trực tuyến
Các tính năng cộng tác của ClickUp cho phép nhiều người dùng làm việc trên biểu đồ Gantt cùng lúc, đảm bảo toàn bộ nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin. Điều này giúp chia sẻ tiến độ, cập nhật thời gian thực và giữ mọi người đồng nhất với mục tiêu dự án dễ dàng hơn. Google Trang tính có thể khó sử dụng khi quản lý các dự án lớn. ClickUp có thể mở rộng dễ dàng, phù hợp với các nhóm có kích thước khác nhau.
Trải nghiệm quản lý dự án tất cả trong một
Với ClickUp, bạn không chỉ có biểu đồ Gantt mà còn có cả một nền tảng quản lý dự án hoàn chỉnh. Ngoài biểu đồ Gantt, ClickUp còn cung cấp các chế độ xem mạnh mẽ khác như Lịch, Danh sách và Bảng.
Điều này cho phép bạn linh hoạt chuyển đổi giữa các chế độ xem tùy theo nhu cầu của dự án. Bạn cũng có thể quản lý tài nguyên, theo dõi khối lượng công việc và đặt mục tiêu, tất cả từ một nền tảng duy nhất.
➡️ Cũng nên đọc: Cách tạo biểu đồ Gantt: Hướng dẫn chi tiết từng bước
Bắt đầu sử dụng Gantt: Đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án của bạn
Mặc dù Google Trang tính là một công cụ tuyệt vời để tạo biểu đồ Gantt, nhưng nó không phải lúc nào cũng cung cấp sự linh hoạt và các tính năng bạn cần cho các dự án phức tạp hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp mạnh mẽ hơn, ClickUp cung cấp biểu đồ Gantt tự động và các tính năng quản lý dự án toàn diện. Bằng cách chuyển sang ClickUp, bạn có thể cải thiện quy trình làm việc, tăng cường sự hợp tác và tập trung vào những gì thực sự quan trọng: thực hiện thành công các dự án.
Khám phá ClickUp ngay hôm nay để nâng cao trải nghiệm quản lý dự án của bạn.