Müşteriler çok şey istemez; sadece netlik, güncellemeler, bilgilere kolay erişim ve gerektiğinde size ulaşmanın bir yolunu isterler. Ancak bu basit ihtiyaçlar genellikle sürekli e-postalara, dağınık dosyalara ve döngü halinde devam eden durum toplantılarına dönüşür ve her iki tarafta da hayal kırıklığı yaratır.
İyi yapılandırılmış bir müşteri portalı, her şeyi tek bir yerde toplar, böylece müşteriler güncellemeler, belgeler ve iletişim için nereye gitmeleri gerektiğini her zaman bilir.
Bu blog yazısında, iş için her şeyi içeren uygulama ClickUp'ta müşteri portalı oluşturmayı keşfedeceğiz! PS: Hemen kullanmaya başlayabilmeniz için kullanıma hazır bazı şablonlara göz atacağız. 💁
⏰ 60 saniyelik özet
ClickUp kullanarak müşteri portalları oluşturmak için şu adımları izleyin:
Adım #1: Dijital olarak özel bir müşteri alanı oluşturun
Adım #2: ClickUp Belgeleri ile müşteri bilgilerini merkezileştirin
Adım #3: Müşteri görevlerini ve projelerini düzenleyin
Adım #4: ClickUp Sohbet ile müşteri iletişiminizi iyileştirin
Adım #5: ClickUp Gösterge Panelleri ile gerçek zamanlı veri analizi için bir müşteri gösterge paneli oluşturun
Adım #6: ClickUp Otomasyonları ile tekrarlayan iş akışlarını otomatikleştirin
Adım #7: ClickUp Entegrasyonları ile daha iyi işlevsellik için harici uygulamaları entegre edin
Müşteri Portalı nedir?
Müşteri portalı, kuruluşların ve müşterilerin işbirliği yapabileceği, belgelere erişebileceği, proje ilerlemesini izleyebileceği ve etkili bir şekilde iletişim kurabileceği güvenli, merkezi bir alandır.
Sistematik müşteri portalları dağınık e-postaları ve yanlış iletişimi önler ve ClickUp, iş akışınıza uygun portalları kolayca kurmanızı sağlar.
Hassas bilgilerin yanlış ellere geçmesinden endişelenmenize gerek yok. ClickUp'ın özelleştirilebilir izinleri ile müşterilerinizin neyi göreceğini ve neye erişebileceğini tam olarak belirleyebilir, aşırı paylaşım yapmadan şeffaflığı koruyabilirsiniz.
Görev izlemeden otomatik güncellemelere kadar, platform birden fazla müşteriyi yönetmek için özelleştirilebilir seçenekler sunar.
💡 Profesyonel İpucu: Bir müşteri portalı uygulamak, düşük müşteri benimseme gibi zorluklar ortaya çıkarabilir. Bunu aşmak için, portalın avantajlarını anlatın, erken benimseyenlere teşvikler sunun ve müşterilerin yeni sisteme rahatça alışmasını ve sistemle etkileşim kurmasını sağlamak için kapsamlı eğitimler verin.
Müşteri Portalı Kimler Kullanır?
Ajanslar, danışmanlar, serbest çalışanlar, hukuk firmaları ve finansal hizmet sağlayıcıları gibi kuruluşlar, sonsuz e-postalara güvenmeden bilgi paylaşımı için müşteri portallarını kullanır.
Daha iyi müşteri proje yönetimi için bu tür portalları kullanan bazı meslekler şunlardır: ⚒️
- Pazarlama ve kreatif ajanslar: Proje güncellemelerini, tasarım varlıklarını ve müşteri geri bildirimlerini tek bir düzenli alanda paylaşın
- Danışmanlar ve koçlar: Müşterilere yapılandırılmış planlar, ilerleme izleme ve kaynaklara kolay erişim sağlayın
- Hukuk ve finans uzmanları: Uyumluluğu sağlarken hassas belgeleri, dava dosyalarını ve finansal raporları güvenli bir şekilde paylaşın
- Müşteri desteği ekipleri: Müşterilere SSS, biletler ve gerçek zamanlı iletişim için bir self servis merkezi sunun
- BT ve SaaS şirketleri: Tek bir portal üzerinden müşteri kaydı, özellik talepleri ve sürekli desteği kolaylaştırın
- İnşaat ve emlak firmaları: Müşterilere yapılandırılmış bir ortamda mülk güncellemeleri, sözleşmeler ve proje zaman çizelgeleri sağlayın
ClickUp'ta Müşteri Portalı Oluşturma
ClickUp CRM kullanarak bir müşteri portalı kurmak karmaşık gelebilir, ancak aslında çok basittir. İster dosya paylaşımı için basit bir alana, ister görevler, güncellemeler ve otomasyon içeren tamamen etkileşimli bir merkeze ihtiyacınız olsun, bu platform size ve müşterilerinize uygun bir portal oluşturmanıza olanak tanır.
Etkili bir portal oluşturmak için adım adım kılavuz. 👀
Adım #1: ClickUp'ta özel bir müşteri alanı oluşturun
Tüm müşteri bilgilerini düzenli ve erişilebilir tutmak için özel bir ClickUp Çalışma Alanı oluşturun.
ClickUp'a giriş yapın ve mevcut çalışma alanınızda her müşteri için bir Klasör içeren "Örnek Müşteri Portalı" başlıklı yeni bir Çalışma Alanı oluşturun.
Ardından , birkaç basit adımda müşteri bilgilerini veya projeleri ClickUp'a içe aktarabilirsiniz.
Verilerin ClickUp içindeki belirli Özel Alanlara haritalandığından emin olun, böylece proje bilgileri düzgün bir biçimde ve kullanıma hazır olarak görünür.
Proje verileri ClickUp'ta hazır olduğunda, siz veya müşterileriniz Liste Görünümü gibi Özel Görünümleri kullanarak bilgileri kolayca tarayabilirsiniz
Öte yandan, ClickUp Özel Durumlar, müşteri proje yaşam döngüsünü "Beklemede", "Devam Ediyor", "İnceleme" ve "Tamamlandı" gibi durumlarla işaretlemenizi sağlar. Müşterilerin görüntüleyebileceği ve düzenleyebileceği öğeleri kontrol etmek için başlangıçtan itibaren izin ayarlarını yapmayı düşünün. Bu, müşterilerin yalnızca ilgili görevlere ve belgelere erişmesini sağlar.
🤝 Hatırlatıcı: Hassas bilgilere güvenli erişim sağlamak için iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) ve tek oturum açma (SSO) uygulayın. Bu, veri korumayla ilgili olarak müşterilerinizin güvenini kazanmanızı sağlar.
Adım #2: Müşteri belgelerini merkezileştirin
Her müşteri portalı, müşterilerin kılavuzlar ve raporlar gibi temel kaynaklara erişebileceği yapılandırılmış bir bilgi tabanına ihtiyaç duyar. Genel bakışın yanındaki üst kısma Belge Görünümü ekleyin ve tüm önemli belgeleri burada saklayın.
ClickUp Belgeleri'ni kullanarak belge oluşturmak veya gömmek için Belge görünümündeki Slash komutlarını kullanmanız yeterlidir. Müşteri sözleşmelerini, teklifleri, SSS'leri ve politikaları tek bir yerde depolamak için etkileşimli bir merkez görevi görür. Ayrıca, kolay başvuru için proje yol haritaları veya oryantasyon kılavuzları oluşturabilirsiniz.
Zengin biçimlendirme seçenekleriyle multimedya içeriği ve bağlantıları eklemekten, ilgili projeye özgü görevler eklemeye kadar, Belgeler veritabanınızı merkezileştirir. Ayrıca, Belge İlişkileri'ni kullanarak müşteri ile ilgili belgeleri görevler ve projeler arasında bağlayarak hızlı gezinme sağlayabilirsiniz.
Adım #3: Müşteri görevlerini ve projelerini düzenleyin
Müşteri işlerini yönetmek, farklı projeler, değişen öncelikler ve bitmek bilmeyen görev listeleri nedeniyle hızla karmaşık hale gelebilir. ClickUp Görevleri oluşturarak iç görevleri, projeleri ve atamaları organize etmek için esnek bir yapı oluşturun
Kaynakları kolayca tahsis etmek için öncelik işaretleri, atanan kişiler ve görev açıklamaları ile farklı müşteri projeleri için özel görevler oluşturun. Her görev, eyleme geçirilebilir adımlara ayırmanıza yardımcı olacak alt görevler ve kontrol listelerine de sahiptir.
Örneğin, bir dijital ajans, "Web Sitesi Geliştirme" gibi görev kontrol listeleri ve "Tasarım Onayı", "İçerik Yükleme" ve "Son Test" gibi alt görevler oluşturabilir. Ayrıca, sıralı yürütme için görev bağımlılıklarını da etkinleştirebilirsiniz. Bu, proje iş akışlarında gecikmelerden ve önlenebilir darboğazlardan saatler kazanmanızı sağlar.
💡 Profesyonel İpucu: Tutarlı bir marka kimliği oluşturmak için müşteri portalına şirketinizin marka renklerini ekleyin. Ayrıca, okunabilirliği artırmak için metin ve arka plan renkleri arasında yüksek kontrast kullanın. Güven ve profesyonellik hissi yaratmak için arka plan olarak mavi veya yeşil gibi sakin renkler kullanabilirsiniz.
Adım #4: Müşteri iletişimi geliştirin
Harika bir portal, iletişimi kolaylaştırır. Sol kenar çubuğunda bulunan ClickUp Sohbet'i kullanarak, sonsuz e-posta konularında kaybolmadan konuşmaların akışını sağlayın.
Projeler için özel kanallar oluşturun, hızlı güncellemeler paylaşın, gerçek zamanlı tartışmalar yapın ve her şeyi doğru görevlerle ilişkilendirmek için konu başlıklı yorumları kullanın. Yerleşik bildirimler sayesinde kimse hiçbir şeyi kaçırmaz. Basit, sorunsuz ve daha az kaotik.
ClickUp Sohbet'i kullanabileceğiniz diğer bazı yollar şunlardır:
- Sorumluluğu sağlamak için AI tarafından oluşturulan ayrıntılarla mesajları eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürün
- Kolay erişim için ilgili görevleri, ClickUp Belgelerini veya diğer kaynakları bağlayın
- Önemli duyuruları ve dönüm noktalarını paylaşmak için Gönderiler'i kullanın
- Müşteri toplantılarınızı sorunsuz bir şekilde yürütmek için sohbetten doğrudan SyncUps başlatın
📖 Ayrıca okuyun: Satış Takımları için En İyi B2B CRM Yazılımları
Müşterilerinizle daha iyi işbirliği yapmak mı istiyorsunuz? ClickUp Beyaz Tahtaları kullanın! Nasıl olduğunu görün. 👇🏼
💡 Profesyonel İpucu: Proje alım süreçlerini daha yapılandırılmış ve izlemesi kolay hale getirmek için müşteri portalınıza bir ClickUp Form Görünümü ekleyin.
Adım #5: Gerçek zamanlı veri incelemesi için bir müşteri gösterge paneli oluşturun
Müşteriler netliği sever.
Kişiselleştirilmiş bir müşteri gösterge paneline erişim sağlamak, müşterilerinizin anahtar metrikleri her an kontrol edebilecekleri anlamına gelir; beklemek, e-posta alışverişi yapmak yok, sadece gerekli bilgiler var.
ClickUp Gösterge Panelleri, müşterilerinize projelerine ön koltukta yer verir. İhtiyaç duyduklarında güncellemeleri kontrol etmelerini sağlamak için grafikler ve isteğe bağlı metrikler içeren özel bir arayüz oluşturun. Aktif görevler veya son tarihler için proje tamamlanma yüzdelerini ve ilerleme raporlarını görüntülemek üzere 50'den fazla özel bileşen arasından seçim yapın.
Daha kişisel bir his vermek mi istiyorsunuz? Müşterilerinizin logolarını ekleyin, renkleri değiştirin ve kartları onlara uygun şekilde düzenleyin. Ayrıca, faturalandırılabilir saatleri kaydetmek ve zaman çizelgelerini müşterilerinizle doğru bir şekilde paylaşmak için zaman takibi kartları da ekleyebilirsiniz.
Örneğin, bir danışmanlık firması, proje dönüm noktalarını, müşteri faturalarını ve etkileşim analizlerini tek bir yerde gösteren bir gösterge paneli oluşturabilir.
🤝 Hatırlatıcı: Kullanıcıları portalda yönlendirmek için ilgili resimler veya simgeler kullanın, böylece müşteri portalı proje yönetimi yazılımınızı görsel olarak çekici ve işlevsel hale getirin.
Adım #6: ClickUp Otomasyonları ile tekrarlayan iş akışlarını otomatikleştirin
Aynı görevleri tekrar tekrar yapmak için harcadığınız zamanı (ve parayı) düşünün: iş atama, hatırlatıcı gönderme ve faturaları takip etme. Bunlar hızla birikir. Doğru iş akışını kurarak tüm bunları otomatikleştirebilirsiniz.
ClickUp Otomasyonları, iş akışlarınızı otomatikleştirmenize, tetikleyiciler ve eylemler ayarlamanıza ve müşteri kaydı, takip ve proje güncellemeleri gönderme gibi tekrarlayan görevleri yönetmenize olanak tanır.
Örneğin, tüm müşteri onboarding sürecini otomatikleştirebilirsiniz. Çalışma alanına yeni bir müşteri eklendiğinde, ClickUp otomatik olarak bir "Müşteri onboarding" listesi oluşturur, görevleri onboarding uzmanına atar, son teslim tarihlerini belirler ve görevlerin durumlarını değiştirir.
Bir Müşteri Portalı ararken ClickUp ile karşılaştım; o zamanlar çok daha fazlasını yapabileceğini bilmiyordum, ama sonunda bizim Sanal Ofisimiz oldu. Birçok başka yazılımın ve maliyetin yerini aldı ve her bir takımımızın süreç türüne göre özelleştirilebiliyor. Hem kişisel hem de profesyonel olarak kullanıyorum ve başkalarının da kullanmasına yardımcı oluyorum. ClickUp for Life!
Bir Müşteri Portalı ararken ClickUp ile karşılaştım; o zamanlar çok daha fazlasını yapabileceği için bizim Sanal Ofisimiz olacağını bilmiyordum. Birçok başka yazılımın ve maliyetin yerini aldı ve her bir takımımızın süreç türüne göre özelleştirilebilir. Kişisel ve profesyonel olarak kullanıyorum ve başkalarının da aynı şekilde kullanmasına yardımcı oluyorum. ClickUp for Life!
Adım #7: Daha iyi işlevsellik için harici uygulamaları entegre edin
ClickUp'ın üçüncü taraf entegrasyonları, daha sorunsuz bir deneyim için müşteri portalınızı sık kullanılan araçlarla bağlamanıza olanak tanır. Bu, müşterilerinizin tercihlerine verdiğiniz önemi vurgularken, onların tercih ettikleri yazılımları senkronize etmenizi sağlar.
ClickUp Entegrasyonlarını kullanarak aşağıdaki gibi diğer araçlarla entegrasyon sağlayabilirsiniz:
- Google Drive ve Dropbox: Paylaşılan Google Drive klasörleri ile kuruluş genelinde güvenli ve sorunsuz dosya paylaşımı sağlayın
- Microsoft Teams: Müşterilere tercih ettikleri iletişim platformunda proje güncellemelerini bildirin
- CRM araçları (HubSpot, Salesforce vb.): Kapsamlı müşteri ilişkileri yönetimi için müşteri bilgilerini senkronize edin
- Google Takvim: Otomatik planlama için son tarihleri Google Takvim ile senkronize edin
Örneğin, bir hukuk firması Google Drive'ı entegre ederek müşteri sözleşmelerini ve konuşmalarını depolayabilir ve bunları ClickUp'taki ilgili görevlere otomatik olarak bağlayabilir.
📮ClickUp Insight: Çalışanların %92'si eylem öğelerini izlemek için tutarsız yöntemler kullanıyor ve bu da kararların kaçırılmasına ve uygulamaların gecikmesine neden oluyor.
İster takip notları gönderiyor ister elektronik tablolar kullanıyor olun, süreç genellikle dağınık ve verimsizdir. ClickUp'ın Görev Yönetimi Çözümü, konuşmaları görevlere sorunsuz bir şekilde dönüştürerek takımınızın hızlı hareket etmesini ve uyumlu çalışmasını sağlar.
ClickUp'ta Müşteri Portalı Şablonları
ClickUp'ın müşteri portalı şablonları, müşteri iletişimi ve proje yönetimini kolaylaştırır. Özelleştirilebilir ve kullanıcı dostu olan bu şablonlar, müşterilerin proje ayrıntılarına, zaman çizelgelerine ve görevlere erişebilecekleri merkezi bir alan sağlar.
Kullanabileceğiniz bazı örnekleri inceleyelim. 📝
1. ClickUp Hızlı Başlangıç Müşteri Hizmetleri Şablonu
ClickUp Hızlı Başlangıç Müşteri Hizmetleri Şablonu, müşteri yönetimi süreçlerinizi etkili bir şekilde kolaylaştırır. Müşteri hesap yönetimine kapsamlı yaklaşımı, talepleri kapsamlı bir şekilde belirlemenizi ve proje ilerlemesini sorunsuz bir şekilde izlemenizi sağlar.
Şablon, her bir özelliğin gerçek hayatta nasıl uygulanacağını hızlı bir şekilde görselleştirmenize yardımcı olacak pratik referanslar içeren bir örnek proje içerir
Ayrıca, takım wiki'si sorunsuz bilgi paylaşımını teşvik eder. Bu kullanıcı dostu şablon, harika sonuçlar sağlayan anahtar unsurlara odaklanır ve karmaşık kurulumlarla uğraşmadan müşteri hizmetlerini iyileştirmek için idealdir.
2. ClickUp CRM Şablonu
'un ClickUp CRM Şablonu, müşteri ilişkileri yönetimini geliştirerek potansiyel müşterileri yönetmek ve müşteri ilişkilerini geliştirmek için organize bir yol sağlar.
İster yeni kurulan bir şirket ister köklü bir şirket olun, bu şablon, dağınık elektronik tablolar veya birbirinden bağımsız araçlar kullanma zahmetine girmeden müşteri etkileşimlerini, satış ilerlemelerini, tamamlanan teslimatları ve takipleri izlemek için yapılandırılmış ancak esnek bir yol sunar.
Potansiyel ve mevcut müşteri listelerini düzenleyin ve esnek grafik görünümleri aracılığıyla kampanya başlatma süreçlerinizi izleyin. CRM şablonu, memnuniyet puanları, yenilenen sözleşmeler ve çözülen sorgular gibi metrikler aracılığıyla müşteri ilişkilerini izlemenizi de sağlar.
3. ClickUp Müşteri Başarısı İşbirliği Şablonu
ı ClickUp Müşteri Başarısı İşbirliği Şablonu , fikir oluşturma, uygulama ve performans değerlendirmelerinden müşteri elde tutma önlemlerine kadar tüm süreci izler.
Görevlerin içine kartlar ve alt görevler ekleyerek, işe alım, aylık kontrol, sözleşme imzalamadan sonra ve daha fazlası gibi işbirliğinin farklı aşamalarında notlar alabilirsiniz.
Müşteri kazanım ve yenileme oranlarını izleyin ve belirli müşterilerle ilgilenirken takımlarınıza iyileştirilmesi gereken alanlar hakkında bilgi verin. Ayrıca, farklı proje aşamalarında müşteri verilerini toplamak için formlar ekleyebilir ve projeleri daha iyi anlamak için kılavuzlar oluşturabilirsiniz.
⚙️ Bonus: Özelliklerle dolu bir müşteri portalı oluşturmaya hızlı bir başlangıç yapmak için ek müşteri yönetimi şablonlarına erişin.
Müşteri Portallarını Yönetmek için En İyi Uygulamalar
Sürekli optimizasyonun yanı sıra, etkili bir müşteri portalı dijitalleştirilmiş müşteri yönetimi stratejileri ve sınırsız özelleştirme seçenekleri içerir.
Etkili bir müşteri portalı oluşturmak için bazı en iyi uygulamalar şunlardır:
- Portalı müşteri ihtiyaçlarına göre özelleştirin: Gösterge panellerini, görev görünümlerini ve izinleri müşteri tercihlerine ve sektör gereksinimlerine göre uyarlayarak etkileşimi ve kullanılabilirliği artırın
- Rutin müşteri etkileşimlerini otomatikleştirin: ClickUp Otomasyonlarını kullanarak durum güncellemeleri gönderin, görevler atayın ve hatırlatıcılar tetikleyin, zamandan tasarruf edin ve zamanında yanıt verin
- Portal performansını ve etkileşimi izleyin: ClickUp Gösterge Panellerini kullanarak müşteri etkinliklerini, görev tamamlanma oranlarını ve geri bildirimleri izleyin, olası aksaklıkları belirleyin ve verimliliği artırın
- Güvenli erişim ve rol tabanlı izinler sağlayın: Verilerin görünürlüğünü kontrol etmek için özel izinler ayarlayın, müşterilere yalnızca ilgili dosyalara, projelere ve iletişime erişim izni verin
- Düzenli güncellemeler ve incelemeler yapın: İş akışlarını iyileştirmek, kaynakları güncellemek ve kullanıcı geri bildirimlerine göre portal özelliklerini geliştirmek için tekrarlanan denetimler planlayın
- ClickUp Sohbet ile iletişimi basitleştirin: Görev yorumlarında müşterileri etiketleyerek ve gerçek zamanlı sohbeti kullanarak tartışmaları merkezileştirin, dağınık e-postaların sayısını azaltın
⚙️ Bonus: Müşterileri zahmetsizce takip etmek için denenmiş ve test edilmiş bazı sırları keşfedin.
ClickUp ile Başarıya Açılan Kapıyı Açın
İyi tasarlanmış bir müşteri portalı, şeffaflığı ve daha iyi müşteri etkileşimini teşvik eder. İş için her şeyi içeren uygulama olan ClickUp gibi araçlar, birçok müşteri için özelleştirilmiş, yüksek performanslı bir merkezi hub oluşturmak için en üst düzeyde esneklik sağlar.
Bilgi yönetimi için ClickUp Belgeleri, KPI izleme için özel Gösterge Panelleri ve iç ve dış iletişim için Sohbet gibi özellikleri, her şeyin yolunda gitmesini sağlar.
Ayrıca, müşteri ilişkilerini kolaylıkla sürdürmek için önceden oluşturulmuş şablonlar da elde edersiniz.